Unterwegs schnell das Geburtstagsgeschenk für Oma ordern, das Abendessen bestellen oder die Nummer vom Hausarzt suchen – der technische Fortschritt hat heute in viele unserer Lebensbereiche Einzug gehalten.
Und vereinfacht damit einiges. Behördengänge waren davon bisher ausgenommen. In Würselen ändert sich das nun, denn die Stadtverwaltung führt ein neues System ein, dass die Terminbuchung essentiell vereinfacht und in Zukunft sogar digitale Behördengänge möglich machen soll.
Anny heißt das Zauberwort. Das digitale Buchungssystem, das von einer jungen Aachener Firma zur Verfügung gestellt wird, vereinfacht die Arbeit der Stadtverwaltung aber auch die Behördengänge der Bürger:innen erheblich.
Online-Terminbuchungen zunächst im Meldeamt möglich
Eingeführt wird das System zunächst im Meldeamt. Bürger:innen, die beispielsweise einen neuen Reisepass beantragen oder sich ummelden möchten, können nun den Termin dafür zu jeder Tages- und Nachtzeit online buchen. Einfach bequem per Smartphone von der Couch aus. Zusätzlich zur Erreichbarkeit rund um die Uhr fallen damit die bisherigen Telefonate zur Terminvergabe weg. Ein Gewinn für Bürger:innen und Stadtverwaltung gleichermaßen.
„Ein schwieriger Punkt bei uns im Meldeamt sind immer die Termine, die ohne Absage nicht stattfinden“, sagt Ruth Töbe, Leiterin des Melde- und Standesamtes. „Das bindet unsere eh schon knappen Ressourcen ohne dass wir einen Schritt weiterkommen.“ Deshalb ist im neuen System eine Erinnerungsfunktion integriert. „Man bekommt eine SMS oder Whats-App Nachricht mit dem Termin auf das Handy“, sagt Simeon Holtwiesche von anny. „Hier kann man auch Termine einfach stornieren – so wird der Termin wieder frei für jemanden anderes.“
Terminal im Rathaus installiert
Zusätzlich zur Onlinebuchung per Computer oder Smartphone wurde ein Terminal im Rathaus installiert über das die Terminbuchung ebenfalls möglich ist. „Das Gerät haben wir als Prototyp zusammen mit der Würselener Stadtverwaltung gebaut“, sagt Holtwiesche. „Dabei sind die Anforderungen der Stadtverwaltung aber auch das Feedback nach den ersten Tests mit eingeflossen.“
Beispielsweise wurde bei den Tests klar, dass die Wartezeit im Rathaus ganz einfach nutzbar gemacht werden kann. „Wir haben eine Liveverfolgung integriert, die man vom Smartphone aus beobachten kann“, sagt Holtwiesche. „Während der Wartezeit noch schnell was in der Innenstadt erledigen und trotzdem pünktlich zum Termin zurück im Rathaus sein, das ist damit kein Problem. Perfekt, denn wer hat heute schon Zeit irgendwo zu warten?“
Die Stadt Würselen hat schon seit einiger Zeit nach einer Online-Lösung für die Terminvergabe und das Warteschlangenmanagement gesucht, die Amtsgänge für die Bürgerinnen und Bürger erleichtert. „Mitentscheidend ist unter anderem auch, dass sämtliche Daten der webbasierten Software im EU-Raum gehostet werden“, sagt der Datenschutzbeauftragte der Stadt Würselen Armin Herbst. Denn je nach Anliegen und Amt geht es um sehr sensible Daten. „Firmen mit Sitz außerhalb der EU unterliegen meist anderen datenschutzrechtlichen Vorgaben.“
Ein weiterer Entscheidungsgrund für anny ist außerdem die hybride Form der Termingestaltung, die es möglich macht, Termine vor Ort sowie als Videotermin zu gestalten. Denn das soll der nächste Schritt sein. Je nach Möglichkeit und Gesetzeslage sollen Termine als Videochat für Bürger:innen buchbar sein.
Würselener Firmenmitbegründerin mit Herz dabei
„Das wir für die Verwaltung oder auch Kliniken, beispielswiese für die Vergabe von Impfterminen, interessant sein könnten, war uns damals zur Gründung gar nicht bewusst“, sagt Holtwiesche. „Wir wollten einfach einen Beitrag zur Nachhaltigkeit und ein Gegenentwurf zur Wegwerfgesellschaft sein.“ So leite sich auch der Name anny ab aus dem Englischen: Anything, anywhere, anytime. Was so viel bedeutet wie: Alles zu jeder Zeit überall mieten. So „vermietet“ die Firma Beamer-Taschen, Büroräume, Parkplätze oder gar Boote.
Dass die Firma nun für Verwaltungen, Behörden und Kliniken interessant wird, freut die Gründer. Besonders mit Herz dabei ist Firmenmitbegründerin Anna-Carina Jodlauk. Die gebürtige Würselenerin freut, dass das erste System dieser Art nun in ihrer Geburtsstadt und wie sie sagt, „der schönsten Stadt der Welt“ installiert wird.
Termin jetzt online buchen – ganz einfach
Termine können jetzt ganz einfach online gebucht werden: Das Buchungssystem ist direkt auf der Startseite von wuerselen.de zu finden, alternativ kann man es im Serviceportal unter serviceportal.wuerselen.de bei den jeweiligen Dienstleistungen finden.
• Wohnsitz ummelden, Kinderreisepass beantragen oder Beglaubigungen erstellen lassen? Im Buchungssystem einfach den gewünschten Service auswählen und direkt online einen festen Termin buchen.
• Dieser wird per Mail bestätigt, kann als Ticket heruntergeladen oder beispielsweise automatisch in den eigenen Kalender auf dem Smartphone eingetragen werden.
• Mit der Buchung erhält man einen QR-Code, mit dem man beim Termin im Rathaus am Terminal eincheckt.
• Der Automat gibt eine Wartenummer aus, so dass man minutengenau verfolgen kann, wann man an der Reihe ist. So kann man die Zeit für kurze Erledigungen nutzen, ohne seinen Aufruf zu verpassen.
Wer keinen Termin gebucht hat, kann auch spontan vorbei kommen und am Terminal eine Wartenummer ziehen.