Am 16. Dezember 2022 nahm die Welt des Karlspreises 2023 noch ihren geplanten Lauf. Die Stadt Aachen und das Karlspreisdirektorium verkündeten als Preisträger Wolodymyr Selenskyj und das ukrainische Volk.
Neu war: Es handelte sich erstmals um Preisträger aus einem Land, das sich in einem Krieg befindet. Zu diesem Zeitpunkt gingen die meisten wohl noch davon aus, dass der Preisträger am Himmelfahrtstag per Video zugeschaltet werden würde. Die Maschinerie der Planungen nahm ihren normalen Lauf. Allen voran disponierte, plante, koordinierte die städtische Protokollabteilung, wie es seit vielen Jahrzehnten ihr Kerngeschäft ist. Bis zum 6. April, denn an dem Tag kam die Meldung, dass die Preisverleihung nicht wie gewohnt an Christi Himmelfahrt, 18. Mai, sondern schon am Sonntag vorher stattfinden würde.
Organisatorische Änderungen bis zur letzten Minute
Das brachte die erste Welle der Umorganisation ins Rollen. Angefangen beim Fachbereich Kommunikation und Stadtmarketing, der zwei Mal das Pressezentrum verlegen und einschließlich eines Busshuttles komplett neu organisieren musste, da der erste Raum am 14. Mai nicht mehr zur Verfügung stand und der zweite aus Sicherheitsgründen nicht zu realisieren war. Knapp einen Monat später kam die nächste Änderung: Die Preisverleihung sollte um 15 Uhr stattfinden statt zur üblichen Uhrzeit um 11.15 Uhr. Dieser Status hielt gerade mal zehn Tage, dann war auch diese Uhrzeit überholt und wurde eine halbe Stunde nach hinten gelegt. Sämtliche Dienstpläne der Verwaltung wurden zwei Tage vor der Veranstaltung erneut umgestellt, Gäste, Journalist*innen und alle weiteren Betroffenen informiert. Ob Selenskyj persönlich kommen würde, wusste zu dem Zeitpunkt immer noch niemand.
Maximales Engagement für einen sicheren Karlspreis
Umso mehr liefen die Planungsdrähte heiß. Nach dem Protokoll allen voran beim Fachbereich Sicherheit und Ordnung. In enger Abstimmung mit der Aachener Polizei ermöglichten die Mitarbeitenden das Sicherheitskonzept und setzten es um, führten Kontrollen durch, stellten Genehmigungen aus oder widerriefen sie, überprüften Halteverbote, weiträumige Sperrungen und Beschilderungen, überwachten die Maßnahmen und übernahmen vor allem in hohem Maße die Koordination des Sicherheitskonzepts in gesamten Verwaltung. Dazu gehörte, das Geschehen extrem kurzfristig, flexibel und bedarfsgerecht zu managen, nicht zuletzt erfolgreich die städtischen Plätze für die verschiedenen Demonstrationen frei zu machen, deren Wege sich zwischenzeitlich kreuzten, ohne dass es zu wesentlichen Zwischenfällen kam.
Am Wochenende mussten trotz weiträumiger Sperrungen lediglich 23 Fahrzeuge abgeschleppt werden, was vor allem daran lag, dass zahlreiche Fahrzeughalter*innen durch die Überwachungskräfte ermittelt wurden und ihren PKW noch selbst wegfahren konnten. Die Dienstzeiten für den Fachbereich Sicherheit und Ordnung liefen am Samstag bis 4 Uhr morgens und starteten am Sonntag wieder um 6 Uhr früh.
Ähnliche Zeiten galten für die Straßenverkehrsbehörde, die wie alle anderen auf die Zeitänderungen in den Verkehrsanordnungen reagieren musste und mit ihren Mitarbeitenden im Dauereinsatz war. Und nebenbei: Auch der Fachbereich Kommunikation und Stadtmarketing hat mit seinem Kernteam das Wochenende durchgearbeitet. Am Tag der Preisverleihung betreuten sämtliche Mitarbeiter*innen des Fachbereichs mehr als 100 Journalisten aus ganz Europa, die die Preisverleihung dokumentierten und darüber berichteten. Außerdem stand der Fachbereich in ständigem Austausch mit der Polizei. Noch bis nach 24 Uhr wurden Kommentare auf den Social Media-Kanälen gesichtet und bearbeitet.
Mit einem Vorlauf von mehreren Monaten hatten Feuerwehr und Rettungsdienste den Tag mit allen beteiligten Institutionen und Sicherheitsbehörden intensiv vorbereitet. Die Planung konzentrierte sich dabei auf vier Einsatzschwerpunkte: Das gesamte Stadtgebiet musste auf Grund von Sperrmaßnahmen, kurzfristigen Verkehrssperrungen und Demonstrationen abgesichert werden, insbesondere der Hochsicherheitsbereich rund um die Veranstaltungsfläche. Auch die medizinische Begleitung der Staatsoberhäupter wurde sichergestellt. In großer Zahl waren haupt- und ehrenamtliche Einsatzkräfte von Feuerwehr, Rettungsdienst, Hilfsorganisationen sowie dem technischen Hilfswerk im Einsatz.
Blumenschmuck und Sauberkeit
Hochaktiv war auch der Aachener Stadtbetrieb, darunter Stadtreinigung und Abfallwirtschaft, die neben zusätzlichen Reinigungsarbeiten 40 Papierkörbe demontieren und anschließend wieder montieren mussten, 20 Eventtonnen aufstellten und mobile Rückhaltestellen einrichteten.
Ein Karlspreis ohne Blumenschmuck, das ist nicht vorstellbar. Daher war die gesamte Belegschaft der Stadtgärtnerei im Einsatz, um Grünflächen den letzten Schliff zu geben, den Kräutergarten zu pflegen, Blumenkästen zu bestücken, die Aula Carolina und das Rathaus zu schmücken.
Und dann noch die Straßenunterhaltung: Sie installierte Halteverbote, kontrollierte Beschilderungen, versiegelte Gullideckel, beschaffte 500 Drängelgitter und war ab Samstagnacht 0 Uhr im 24-Stunden-Einsatz, um sie aufzustellen und wieder abzubauen, Poller zu heben. Zusätzlich war der Entstördienst im Einsatz, um auch kurzfristig auftretende Probleme im Straßenraum zu beheben.
Hinter den Kulissen
Verhältnismäßig ruhig war es dagegen bei Call Aachen, wo rund um die Preisverleihung Sonderschichten eingerichtet waren. Rund 100 Anrufe gingen ein, eine Zahl, die die Verantwortlichen als Zeichen dafür werteten, dass die notwendigen Informationen rechtzeitig bei den Bürger*innen angekommen waren.
Was von außen nicht sichtbar war: Am Sonntag tagte parallel zur Preisverleihung ein Verwaltungsstab, der die Veranstaltung bis zum Ende in ständigem Austausch mit der Polizei begleitete. Dazu gehörten Verantwortliche der Feuerwehr, der städtischen Pressestelle, des Fachbereichs Sicherheit und Ordnung, Call Aachen, Straßenverkehrsbehörde und Stadtbetrieb. Sie alle waren darauf eingestellt, im Notfall die nötigen Maßnahmen einleiten und managen zu können – ein Notfall, der zu aller Erleichterung nicht eingetreten ist.
Und das ist die Bilanz: Große Erleichterung, dass diese außergewöhnliche Hochsicherheits-Preisverleihung ohne Probleme ablaufen konnte, zahlreiche Überstunden bei der Verwaltung und 15.000 Meldungen in deutschsprachigen Medien.
Ein großer Dank an Mitarbeitende und Bürgerschaft
Dazu Oberbürgermeisterin Sibylle Keupen: „Der Karlspreis 2023 war sicher der organisatorisch herausforderndste aller Zeiten. Er wird in der Geschichte des Karlspreises immer eine ganz besondere Rolle einnehmen. Dennoch war es im Prinzip eine Veranstaltung, wie sie auch sonst von städtischer Seite umgesetzt und betreut wird. Wie bei den vergangenen Preisverleihungen haben wir von städtischer Seite alles getan, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, allerdings mit einem unvergleichlichen Sicherheitskonzept, höchster Kurzfristigkeit in den Anpassungen, maximalem Einsatz aller Beteiligten und hochkonzentrierter Abstimmung mit den Sicherheitskräften, allen voran der Aachener Polizei. Ein grandioses Team, kann ich nur sagen, dem ich zu größtem Dank verpflichtet bin und auf das ich wirklich stolz sein kann. Ich danke aber auch den Aachener Bürger*innen und Gewerbetreibenden, die großes Verständnis für die notwendigen Einschränkungen gezeigt haben."